ارتباط با رسانه در عمل
دانش علمی ارتباط با رسانه شما و سازمان را در موقعیتی قرار میدهد که بتوانید یک رابطه متعادل با رسانه هایی که اخبارتان را پوشش میدهند برقرار کنید.
ارتباط موفق نیاز به شناخت رسانه ها و کارکرد آن ها در حوزه های گوناگون دارد و درک مخاطبانی که می خواهید از طریق رسانه ها با آن ها ارتباط برقرار کنید به عبارت دیگر شناخت مناسب افراد و با عقل سلیم با ان ها برخورد کردن.
به عنوان مثال: یک کشتی شرکت چند ملیتی نفت با نشت نفت در دریا باعث اسیب رساندن به حیات زیست ان منطقه شد،این شرکت در اقدامی سریع هزینه های سنگینی را برای پاکسازی ان ناحیه پرداخت کرد و جزییات مراحل را در اختیار رسانه ها قرار داد و با پوشش مناسب اخبار مربوطه باعث شد شرکت هم جایگاه قبلی خود را در میان افراد به دست بیاورد و هم به عنوان شرکتی مسئول شناخته شود.
به صورت تخصصی تر ارتباط با رسانه به الگوهای ارتباطی میان یک سازمان و رسانه ها بر می گردد.این ارتباط می تواند شامل هر اتفاقات درون سازمانی،برون سازمانی و یا در سطح ملی و حوزه های افکار عمومی قرار بگیرد.
تهیه و ایجاد یک برنامه منظم و تدوین شده در خصوص ارتباط با رسانه ها نقش خیلی مهمی دارد.
این برنامه شامل مراحل گوناگونی است که به شرح زیر می باشد:
۱-راهبرد:اولویت بندی مسائل و مشکلات سازمان بر حسب فعالیت اش و تجزیه،تحلیلی و دسته بندی کردن مسائل که مرتبط با فعالیت سازمان این مراحل متفاوت است به عنوان مثال مسائل مرتبط یک شرکت تولیدی با یک شرکت فنی متفاوت است و این مراحل اش نیز متفاوت می شود.
۲-تحلیل: تحلیل مسئله مربوطه و صحبت با افرادی که شناخت و دید گسترده تری دارند.
۳-اهداف:طبقه بندی کردن اهداف و دسته بندی مخاطبان به دو گروه:کسانی که به طور مستقیم با سازمان و اخبار آن در ارتباط هستند به عنوان مخاطبان با هدف مستقیم و مخاطبانی که از طریق رسانه های دیگر با اخبار سازمان در ارتباط هستند به عنوان مخاطبان هدف با واسطه.
مرحله بعدی ۵_شامل برنامه ریزی است: هنگامی که ایده اصلی برنامه ارتباط با رسانه شکل گرفت ان را مکتوب و اماده ارائه از طریق ابزارهای ارتباطی می شود مانند بیانیه های مطبوعاتی،دعوت از رسانه ها،کارگاه های اموزشی و...
اخرین مرحله ارزیابی است،به این منظور که برنامه درست و در زمان مناسب در اختیار مخاطبان قرار بگیرد و به درستی پوشش خبری آن انجام شود.
نکته ی مهم در خصوص ارتباط با رسانه ها داشتن فهرستی از اسامی انهاست که در هر زمان امکان برقراری تماس با انهای میسر باشد
زمانیکه که رویدادی با ارزش خبری در سازمان رخ میدهد باید در نظر داشت در میان انبوه اطلاعات کدام رسانه ها به دریافت این اخبار علاقه مند هستند همچنین داشتن شمایی کلی از مخاطبان رسانه ها به شما کمک میکند رسانه ای را به لیست خود اضافه یا حذف کنید.
حال این سوال مطرح می شود که چگونه اطلاعات در مورد رسانه ها پیدا کنیم
در خصوص رسانه ها تعدادی منابع به صورت چاپی و الکترونیکی وجود دارد
اما برای داشتن تحلیلی درست از رسانه ها که کدامشان برای سازمان ارزشمند هستند نیاز به استفاده حداقل دو منبع لازم است.
اما مهم تر از همه ی این نکات محتوای پیام است اگر محتوا در زمان مناسب در اختیار رسانه ها قرار بگیرد شانس رسانه ای شدن ان با پوشش مناسب افزایش می یابد.
یکی از ابزارهای اساسی ارتباطی با رسانه ها داشتن بیانیه رسانه ای یا مطبوعاتی است.
بر اساس یک قاعده معروف هر تغییری خبر است.به بیان دیگر هر تغییر در فعالیت های سازمان و رویدادی که رخ میدهد پتانسیل تبدیل شدن به یک بیانیه مطبوعاتی دست کم برای چند مجله یا ایستگاه خبری تلویزیون و رادیو را همراه دارد.
در ادامه می توان به سخت خبر و نرم خبر اشاره کرد.
سخت خبر:از جمله اخباری است که با وقایع نامعمول سر و کار دارد مثال معروف سگ و مرد،که اگر یک سگ پای مردی را گاز بگیرد جای تعجب ندارد ولی اگر یک مرد پای سگ را گاز بگیرد جای تعجب دارد.در سخت خبر اساسا انسان محور است.
نرم خبر:توسط خود روابط عمومی ها در خصوص رویدادی مانند برگزاری نمایشگاه تولید می شود.
در بیانیه های مطبوعاتی باید توجه داشت که به نیازهای مخاطبان از نظر محتوا و تیتر توجه شود.
محتوای پیام باید در برگیرنده اطلاعات مرتبط با خبر باشد و پاسخگوی سوالات مخاطبان در خصوص حوزه ی مربوطه باشد.
تیتر خبر هم باید به گونه ای باشد به اطلاعاتی در خصوص خبر را در بربگیرد و در صورت نیاز می توان از زیر تیتر و رو تیتر استفاده کرد.
نکته ی مهم در خصوص پایگاه های اطلاع رسانی تلویزیون و رادیو شفاهی بودن ان ها است که به اقتضاع نوع رسانه ها می توان اخبار را بازنویسی کرد.
در خصوص میزهای خبری اخبار باید کوتاه معطوف به هدف باشند.
و در مجله های تخصصی به اقتضای اینکه موضوعات خاصی را پوشش میدهند زمان و فضای بیشتری برای پرداختن به موضوع وجود دارد.
نکته ی مهم دیگر شرح عکس در بیانیه ها و اخبار می باشد.
عکس ها باید به گونه ای باشد که به انتقال اصل پیام کمک کند و به اندازه تاثیر کلمات ارزشمند است.
ارزش واقعی یک عکس در جذب مخاطب و بیان جزئیات بیشتر در خصوص موضوع مربوطه است.
در خصوص موضوعات تخصصی و پیچیده مانند مباحث فنی و ماشین شرح عکس چندان کمکی در انتقال موضوع انجام نمی دهد و در این مباحث می توان از گرافیک استفاده کرد.
همچنین نمای عکس در ارتباط با موضوعات مختلف متفاوت است.
به طور کلی ارتباط با رسانه ها نیازمند یک سری اطلاعات و مهارت ها می باشد که باید در خصوص موضوع های مرتبط این اطلاعات را به دست اورد و در می توان پایگاه الکترونیکی را ایجاد کرد تا مخاطبان بتوانند با اخبار سازمان در ارتباط باشند.
رپورتاژ آگهی :
بادرنظر گرفتن اینکه نشریه ها به دنبال افزایش تیراژ و کسب اعتبار هستند، رپرتاژ آگهی مطبوعاتی هستند که سازمان ها برای چاپ آنها باید پول بپردازد.
با اینکه نوعی تبلیغ است ولی درکل مانند مطالب عادی خود مجله چاپ میشود.رپرتاژ آگهی ظاهر تبلیغی ندارد.
چند نکته ی مهم که در رابطه با رپرتاژ آگهی باید توجه داشت:
شیوه ی نگارش آن است، زیرا اگر نگارش خوبی نداشته باشد مخاّین خود را از دست میدهد و علاوه بر آن این آگهی نیست پس نیاز به ظرافت های نگارشی دارد و باید از هر لحاظ شبیه یک مطلب عادی باشد
ویژه نامه ها راهی مناسب برای تولید پوشش رسانه ای هستند ولی هزینه ی زیادی برای چاپ و توزیع،برای سازمان دارند.
در مواردی که برای ویژه نانه ها و رپرتاژ آگهی حتما باید رعایت شود جذابیت موضوع برلی خوانتدگان است وبا اینکه نوعی تبلیغ است ولی تصویر آگهی دهنده باید کم رنگ باشد.
روابط عمومی سازمان ها زمانی میتوانند موفق باشند که ارتباطات خوبی با رادیو وتلویزیون داشته باشند و برنامه های آنها را به خوبی بشناسند و آن زمان است که با شناخت رسانه ای کافی میتوانند بیانیه های سازمان و شرکت خودرا در رسانه ی مناسب پخش کنند.
باید به این نکته توجه داشت که رادیو و مطبوعات به کلمه و تلویزیون به تصویر احتیاج دارد.
برای تلویزیون نیز مطالبی الویت دارند که دربرگیری بیشتری داشته باشند.
یک روابط عمومی فقط باید مطالب و موضوعات جذاب را برای رادیو و تلویزیون ارسال کند زیرا اگر غیر این باشد اعتبار خود را از دست میدهند.
نشست های مطبوعاتی
از ان جایی که برگزاری نشست هزینه ی زیادی برای سازمان دارد یک سری معیار ها برای برگزاری آن باید در نظر گرفت،مانند: مهم بودن موضوع ، نیاز به کارشناس،موضوعی که مطرح میشود تفاوتی با موضوع های دیگر در نشست های قبلی دارد یا خیر؟
نشست های مطبوعاتی را میتوان به چند دسته تقسیم کرد:
نخست نشست خبری است و زمانی به کار میرود که خبر مهمی را میخواهیم به اطلاع مردم برسانیم و زمان آن در بیشتر مواقع،میانِ روز است ولی در هرساعتی میتوان آن را پخش کرد.
نوع دوم نشست مطبوعاتی "فراخوان عکاسان" است که مخصوص عکاسان زمانی که چیزی برای عکس برداری وجود دارد ،برگزار میشود.
زمانی که چیزی برای عکس برداری وجود دارد،برگزار میشود.
نوع سوم نشست های مطبوعاتی "میهمانی مطبوعاتی" است که معرفی یک محصول جدید معمول ترین دلیل برگزاری این سمینار است.
ساختار اسن نشست هم میتوان مانند نشست خبری جدی باشد و هم مانند یک برنامه ی نمایشی باشد.
هزینه ی این نشست نسبت به دونشست مطبوعاتی دیگر بیشتر است.
از آن جایی که نشست میهمانی مطبوعاتی برای سازمان پرهزینه است شیوه برگزاری آن معمولا به دونوع رسمی وغیر رسمی تقسیم میشود.
رسمی به صورتی است که یک مجری متخصص و چند وکارشناس و سخنگو و... دعوت میشوند ولی به صورت غیر رسمی در دفتر هیئت مدیره یا دفتر روابط عمومی برگزار میشود و روزنامه نگاران در همان مکان سوال های خود را میپرسند.
سمینار ها و کارگاه های پیشرفته
فرآیند آموزش به رسانه ها بسیار ارزشمند است؛این فرآیند از طریق سمینار ها و کارگاه های پیشرفته انجام میشود.
در سمینارهای پیشرفتع موضوع های اصلی و تخصصی تری از طریق متخصصین آموزش داده میشود و مخاطبینی که در آن شرکت میکنند سازمان هایی مانند:دانشگاه ها،سازمان های دولتی،مدارس فنی،روزنامه نگاران متخصص و...هستند.
نتایج دستاورد های سیمنارهای پیشرفتع به صورت مقاله و گزارش چاپ میشود و از انها در سمینار های تخصصی پیشرفته استفاده میشود.
روز نشست:
_مطالب و تصاویر نمایشی را اماده کنید.
_یکبار محتوای مطالب و تصاویر نمایشی را اماده کنید.
_تمرین نهایی را برای ارائه فیلم ها و تصاویر و پخش های زنده انجام دهید.
_پذیرش محل های برگزاری ،امکانات تغذیه ای و ...را کنترل کنید.
یک روز بعد نشست:
_بسته های مطبوعاتی را برای کلیه خبرنگارانی که در نشست حضور داشتند،ارسال کنید.
_به تمامی در خواست هایی که در خصوص اطلاعات ،عکس،گزارش از بحث های صورت گرفته و نظایر آن از شما شده است را پاسخ دهید.
مخاطبین کارگاه های آموزشی روزنامه نگاران جوان هستند و هدف این کارگاه ها،آموزش دادن به افراد تازه کار و رده پایین در رسانه هاست و این کارگاه ها از طرف سازمان ها راه اندازی میشوند.
رویداد های خاص مانند نمایشگاه ها،افتتاحیه ها
نملیشگاه ها معمولا برای عرضه و نملیش محصولات جدید برپا می شوند تا پیشرفت های شرکت و سازمان را نشان دهند و در آن جا متخصصین کنار هم جمع میشوند و در میان صحبت هایشان موضوع هایی مطرح میشود که برای روزنامه نگاران ارزش خبری بالایی دارد.
افتتاحیه ها
اولین مطالبی که در افتتاحیه ها جای بحث دارد این است که چه کسی آن راانجام میدهد و اگر در سطح ملی نباشد مدیر یا رئیس سازمان ولی اگر در سطح فرا ملی باشد، باید از یک مقام و مسئول دعوت شود.
به طور کلی یک سازمان زمانی میتواند موفق باشد و پیشرفت کند که روابط عمومی قوی داشته باشد و کارکنان آن هوشمندانه عمل کنند.
آنها با مخاطبین خود و رسانه ها را به خوبی بشناسند و نیاز های آنان را پیدا کنند .
پس باید مدیران شرکت و سازمات را نسبت به تمامی این مطالب آگاه کرد و همینطور توجه رسانه ها را میتوان با بیانیه های جذاب که دارای ارزش خبری هستند جلب کرد.
ساده ترین، قدیمی ترین و متداول ترین شیوه آموزشی مورد استفاده می باشد. برای آموزشی نمودن یک سخنرانی لازم است آن را با سایر روش ها و با استفاده از مواد و وسایل کمک آموزشی و ... تلفیق نمود.
مزایای سخنرانی:
1- برنامه ریزی جهت برگزاری سخنرانی آسان و هزینه آن نسبت به سایر روش ها اندک می باشد.
2- می توان فراگیران را دور هم جمع نمود و روی یک موضوع یا نکته متمرکز شد.
3- می توان مقدار زیادی از مواد و مطالب آموزشی را در مدت کوتاهی ارایه نمود.
4- می توان به آسانی برنامه زمانبندی شده یا زمان صرف شده روی موضوعات را کنترل کرد.
5- یک روش آشنا برای فراگیران است و با آن راحت خواهند بود.
6- می توان این روش را برای گروه های بزرگ تا جایی که سخنران دیده و صدایش شنیده شود، استفاده کرد.
7- می توان از این روش هنگامی که امکانات فیزیکی محدود است، استفاده نمود.
محدودیت های سخنرانی
1- فراگیران اغلب غیرفعال هستند.
2- تسلط به سخنرانی اثربخش مشکل است.
3- اگر از سخنرانی به مدت خیلی طولانی بدون مشارکت فراگیران استفاده شود آموزش خسته کننده و کسالت آور می شود.
4- سخنرانی برای آموختن موضوعات عملی از قبیل کسب مهارت ها مناسب نیست.
5- هنگام ارایه سخنرانی، مشکل است قضاوت نمود که فراگیران در حال آموختن و یادگیری هستند.
6- بیشترین فراگیری و به خاطر سپاری فراگیران زمانی است که به طور فعال در فرآیند آموختن درگیر هستند.
7- به مهارت های کلامی کافی نیاز دارد.
8- ارتباط یک طرفه است.
تغییر در روش ارائه گفتار: تغییر در لحن یا صوت و یا سرعت گفتار از ساده ترین روش هاست. سکوت، انجام حرکاتی مانند دور شدن از محل سخنرانی و آمدن در میان فراگیران نیز نمونه دیگری از این روش هاست.
- مشارکت فعال: قویترین راه افزایش یادگیری است.
1. سئوال کردن: ساده ترین شکل تأثیر متقابل است. سئوال باید واضح، هدفدار و مختصر باشد. ایجاد تفکر نماید. راهنمایی ناخواسته نداشته و با زمان پاسخگویی کافی و متناسب با سطح درک فراگیران و برحسب حیطه های یادگیری طرح شود.